الفوترة الإلكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (فاتورة) للمتاجر السعودية

اقرأ هذا كتوجيه عام لا كاستشارة ضريبية

يشرح هذا الدليل بنية الفوترة الإلكترونية حتى تتمكن فرق التجارة والدعم من طرح الأسئلة الصحيحة على الإدارة المالية. تعتمد الالتزامات على الكيان وحالة التسجيل والإيرادات والمجموعة التي حددتها لك الهيئة. النسب والحدود والمواعيد تتغير. تحقق من أي أمر يترتب عليه التزام من منشورات الهيئة الحالية على zatca.gov.sa ومع مستشار ضريبي مؤهل.

ما هي الهيئة وما معنى فاتورة

هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تتولى الزكاة وضريبة القيمة المضافة والضريبة الانتقائية والجمارك في المملكة، وقد تكوّنت من دمج الهيئة العامة للزكاة والدخل مع الهيئة العامة للجمارك. «فاتورة» هو اسم برنامج الفوترة الإلكترونية واسم المنصة التي يُربط بها نظامك. تنطبق الفوترة الإلكترونية على الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة المقيمين في المملكة، وعلى الأطراف التي تصدر الفواتير نيابة عنهم.

المرحلة الأولى — الإصدار

بدأت في 4 ديسمبر 2021 وتشمل جميع المكلفين في النطاق. أنهت هذه المرحلة الفواتير المكتوبة بخط اليد والممسوحة ضوئياً: يجب إصدار الفواتير من نظام إلكتروني متوافق وبصيغة منظمة، وحفظها إلكترونياً مع الحقول المطلوبة. الفواتير المبسطة — إيصالات الأفراد التي تصدرها معظم المتاجر — يجب أن تتضمن رمز استجابة سريعة يحمل اسم البائع ورقم التسجيل الضريبي والتاريخ والوقت والإجمالي شامل الضريبة وقيمة الضريبة.

• لا فواتير بخط اليد، ولا فواتير موجودة فقط كملف PDF من برنامج تحرير نصوص
• إصدار من نظام متوافق مع حفظ آمن يصعب العبث به
• رمز الاستجابة السريعة إلزامي على الفواتير المبسطة
• اللغة العربية مطلوبة في الفاتورة، ويمكن إضافة لغات أخرى بجانبها

المرحلة الثانية — الربط والتكامل

بدأت في 1 يناير 2023 وتُطبّق على مجموعات متتابعة بحسب الإيرادات السنوية، ابتداءً بكبار المكلفين. تُبلّغ الهيئة كل مكلف بمجموعته مسبقاً — تاريخياً بمهلة ستة أشهر على الأقل. هذه هي المرحلة الأصعب تقنياً: يجب أن يتصل نظامك بمنصة فاتورة عبر واجهة برمجية وأن يُنتج فواتير بصيغة تقنية محددة لا مجرد ملف PDF مرتب.

• فواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مع تضمين ملف XML بداخله
• معرّف فريد UUID وختم تشفيري على كل فاتورة
• سلسلة تجزئة تربط كل فاتورة بسابقتها ليُكشف أي حذف أو تعديل
• معرّف ختم تشفيري يُستخرج عبر عملية التسجيل في المنصة
• ضوابط تمنع العبث، وعدم القدرة على حذف فاتورة صادرة أو تعديلها بصمت

الفاتورة الضريبية والمبسطة: توقيتان مختلفان

هذا الفرق أهم تشغيلياً مما يتوقعه معظم التجار. الفاتورة الضريبية — عادةً بين المنشآت حين يكون المشتري مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة — يجب مقاصتها لدى الهيئة قبل إرسالها للمشتري، حيث تتحقق المنصة منها وتعيدها مختومة. أما الفاتورة الضريبية المبسطة — عادةً للأفراد — فتُسلّم للعميل فوراً وتُبلّغ للهيئة بعد ذلك، تاريخياً خلال 24 ساعة. إن كنت تبيع للأفراد والمنشآت معاً فمتجرك مطالب بإنتاج النوعين وإدارة مسارين مختلفين.

أين يلامس هذا محادثات العملاء

الفوترة الإلكترونية التزام على النظام المالي، لكن الأسئلة تصل إلى الدعم. يطلب العملاء فاتورة ضريبية لاسترداد النفقات، أو يسألون لماذا تغيّر الإجمالي بعد استرجاع جزئي، أو يرسلون صورة رمز استجابة لا يُقرأ. الإشعارات الدائنة والمدينة هي النقطة الحساسة: الاسترجاع أو تصحيح السعر ليس تعديلاً على الفاتورة الأصلية، بل مستند منفصل يشير إليها ويمر بالإجراء نفسه. الفرق التي تتعامل مع الاسترجاع على أنه «تعديل الفاتورة» تصنع مشكلات امتثال تظهر لاحقاً.

• حدّد من يملك إصدار إشعار دائن، واحرص ألا يَعِد الموظف بما لا يستطيع إصداره
• أبقِ رقم الفاتورة ومرجع الطلب ظاهرين للموظف ليطابق طلب العميل بسرعة
• قرّر كيف يطلب العميل فاتورة ضريبية إذا اشترى كفرد ثم احتاجها باسم جهة عمله
• اكتب ما يقوله الموظف عند تأخر الفاتورة بسبب فشل المقاصة بدل الارتجال

إن كنت تبيع عبر سلة أو زد أو متجرك الخاص

المنصات المستضافة توفر الفوترة الإلكترونية كميزة أو عبر تكامل معتمد، وتتولى الختم والإرسال نيابة عنك. لكن ذلك لا ينقل الالتزام: البائع المسجل في ضريبة القيمة المضافة يظل مسؤولاً عما يصدر تحت رقم تسجيله. أما إن كان متجرك مخصصاً فأنت تختار بين البناء على واجهة فاتورة أو شراء حل معتمد — ويستحق التحقق من حالة اعتماد ما تختاره من مصدر رسمي لا من صفحة تسويقية.

أسئلة اطرحها على فريقك المالي

• في أي مجموعة أُبلغنا، وما تاريخ الربط؟
• ما النظام الذي يصدر الفواتير اليوم، وهل هو نفسه لكل قنوات البيع؟
• هل نصدر فواتير ضريبية أصلاً أم مبسطة فقط؟
• كيف تُمثَّل عمليات الاسترجاع الكلي والجزئي، ومن يصدر الإشعارات الدائنة؟
• أين تُؤرشف الفواتير، ولأي مدة، ومن يستطيع استخراجها عند طلب العميل؟
• من يراقب إخفاقات المقاصة والإبلاغ، وماذا يحدث للطلب عند حدوثها؟